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Tip
Use the Action search to navigate Automate
Overview
You can add Cisco Webex App users into Automate in various ways:
Add Webex App User (relation/SparkUser)
Webex Contact Center agents can be added if a user is assigned a Contact Center Premium Agent or Contact Center Standard Agent license. Refer to the Assigned Licenses entry below, particularly the Contact Center panel form that allows for Contact Center agent management.
Add Webex App user via Webex Quick Add User (view/WebexTeamsSubscriberQas)
Go to Webex Quick Add User
Note
In this case, it is recommended you add Webex App users on a Webex Control Hub with the wholesale customer service. See Create Webex App Service and Quick Add Groups.
In Webex Quick User, choose a Webex Teams User Template from the drop-down, or use the default user template (which is referenced in the Quick Add Groups associated with the user). If you want customized values, clone the Webex Teams User Template via the Configuration Templates page, and edit as required.
Add Webex App user via the Users page (relation/MultiVendorSubscriber)
Go to Add a Subscriber
Add Webex App user via the flow through provisioning procedure.
Go to Sync Webex App Users with Flow-through Provisioning
Note
Automate also allows for the periodic logging and inspection of changes made to data directly in the Webex Control Hub. Contact VOSS if this functionality is to be exposed. The view/WebexAuditEvent and data/WebexAuditEvents models are used for this purpose.
Related topics
View Webex user
To view a Cisco Webex App user:
Go to Webex User Services (dashboard), then:
Go to Manage Users (relation/MultiVendorSubscribers), then select a user to view and/or manage their user details, licenses, calling settings, phones, or services. You can also access quick actions available for the user, and enable or disable their login.
Note
If the user is associated with a phone (device) you can click the link adjacent to the device to go to relation/WebexDevice to view and manage the device settings.
Multiple Jabber devices can be added to a Webex User as long as the user does not have an existing device of the same device type.
Go to Webex User Details (relation/SparkUser), then select a user to view and/or manage their account details and calling type, calling behavior, assigned licenses, or their roles and addresses.
Go to System User Details (relation/User), then select a user to view and/or manage their user details (including their authorized admin hierarchy and sync source), their account information, license audit details, their provisioning and hybrid status, their contact details, and their services.
Add Webex user via Webex User Details page
This procedure adds a new Cisco Webex user via the Webex User Details page in Automate.
Note
Log in to the Admin Portal as a Provider, Reseller, Customer, or Site administrator.
Go to the Webex User Details list view.
Click the Plus icon (+) to add a new record, then choose the relevant site.
Configure account details and calling type on the Account Details & Calling Settings tab/panel:
Note
Location is read-only, synced from Control Hub.
(Mandatory). Select an email address. This value is used to match users when they're moved during an overbuild.
Fill out a first name and last name.
(Mandatory) At Display Name, fill out a display name for this user, typically, name and surname.
At Manager ID, select the manager's email address.
At Calling Behavior, choose an option to auto-populate settings:
Note
The default calling behavior is Calling in Webex App.
Calling in Webex App
Calling in Webex App (Unified CM)
Cisco Jabber app
Third Party app
Note
For Calling in Webex App (Unified CM), fields for device creation (Iphone, Android, CSF, Tablet) are displayed and checked by default.
Phone Numbers: The fields: Type (e.g. "Work") and Number are available for each entry.
Extension: Webex Calling extension is available if a user has a Webex Calling license.
Assigned Licenses: selected from licenses available on the Cisco Webex service as synced in from the Webex Control Hub.
Depending on a user's license, services such as Collaboration, Conferencing and Contact Center are available.
If Webex calling is enabled and a user is assigned a Webex Calling - Professional license, a Calling Settings panel on the form allows for the user management of Calling Settings (such as Barge In, Caller ID, Call Forward, Call Recording, Call Waiting, Intercept).
Note
If a user has Calling Settings available, these need to be removed and to be re-provisioned if it is necessary to move the user to another site. For details, see Move users, without services.
Configure Contact Center settings - displays only if the user is assigned a Contact Center Premium Agent license. Settings include:
User profile ID, Site ID, Team IDs, Skill Profile ID. See Webex Contact Center User Management
Agent Profile ID, Multimedia Profile ID. See Webex Contact Center Desktop Experience
Note
At Agent Profile ID, all global and only desktop profiles assigned to the same contact center site as the user are available.
On the Roles & Addresses tab/panel, select relevant roles:
| No administrator privileges | Default |
| Full administrator privileges | Assigns access to all portal features, including:
|
| Read-only administrator privileges | Assigns read-only access to content available to a full privilege admin |
| Support administrator privileges | Assigns access to user information and support logs |
| User and Device Administrator | . |
| Device Administrator | . |
If available, on the Wholesale Package tab/panel, manage settings for packages in the Webex for Wholesale service, and their status, for example, provisioned.
This tab/panel displays only when the Webex for Wholesale service is available. See Create Webex App Service.
Depending on the package selected, the user's assigned licenses, as available on the Webex for Wholesale service, are then also updated when the user is provisioned.
Note
When modifying a Webex user and UCM Calling Licensing is deleted and the work phone number is also set to empty, the number is removed from the user. Work phone number remains assigned to the user if it's not set to empty.
Save your changes.
The Cisco Webex App user is added. You can view added details in the summary list view, which also displays:
Delete a Cisco Webex App user
This procedure deletes an existing Cisco Webex App user (a synced in user, or one added via Automate).
Log in to the Admin Portal as a Provider, Reseller, Customer, or Site administrator.
Set the hierarchy to the Customer or Site level.
Go to Webex User Services. Choose an option to open a list view of users. See View Webex user.
From the list view, select users to delete, one or more; then, click the Delete icon.
Click Yes to confirm.
Note
When deleting a user with Cisco Webex App, the internal number inventory (INI) is updated as the number status is changed to Available, and the description, if any, is removed.
Provisioning users with Cisco Webex
This section describes how to provision Cisco Webex for a user, either via the Users list view, or via Webex Quick User.
Related topics
This procedure provisions a user with Cisco Webex, via the Cisco User list view.
Prerequisite:
The users entitlement profile must have Cisco Webex enabled (Webex App checkbox must be selected).
Unless Cisco Webex service assigned is Message only, new users must have an input line specified, and existing users must have either a primary extension, or an input line must be specified.
See Add Webex App User
To provision a user with Webex:
In the Admin Portal, go to Cisco Users.
From the Users list, click on a user you wish to provision with Cisco Webex.
On the Webex App tab/panel, at Webex App User, expand and then fill out settings:
Note
At Calling Behavior, choose an option, either of the following:
At Assigned Licenses, select a license. Options depend on the Cisco Webex server to which the Cisco Webex Service is synced.
At Roles, select relevant roles.
| No administrator privileges | . |
| Full administrator privileges | Access to all of Portal features, including:
|
| Read-only administrator privileges | View only access to privileges available to a full administrator. |
| Support Administrator | Access to user information and support logs. |
| User and Device Administrator | . |
| Device Administrator | . |
Save your changes.
The user is provisioned with Cisco Webex. To verify, ensure the value in the Webex App column in the Cisco Users list view is set to Enabled.
This procedure enables Cisco Webex for a user via Cisco Quick Add User.
Prerequisite:
The user's entitlement profile must have Cisco Webex enabled (Webex App checkbox must be selected).
Unless Cisco Webex service assigned is Message only, new users must have an input line specified, and existing users must have either a primary extension, or an input line must be specified.
See Add Webex App User and Webex Teams Quick Add
In the Admin portal, select the relevant site.
Go to Webex Quick User (view/WebexTeamsSubscriberQas).
At Username, select the user to be provisioned with Cisco Webex.
Select the Webex App checkbox to enable Cisco Webex for the user.
From the Webex Teams User Template drop-down list, choose the template you want to assign to the user.
Click Save. Cisco Webex is provisioned for the user.
To verify that Cisco Webex is enabled for the user, ensure the Webex App column in the Users list view displays the text, Enabled.
Note
When Cisco Webex Calling (with UCM) is removed from a Webex User, the 'On-Prem UCM Calling' license is removed from the Webex User.
Sync Webex App users with flow through provisioning
Sync with flow through for Cisco Webex App users requires pre-configuring several settings in Automate (including flow through provisioning criteria) before the initial sync from the Webex Control Hub. See: Flow through provisioning (FTP).
This set up allows Automate to apply the correct configuration, licenses, and services to imported users, and to move users to sites. Once you run the sync, users are imported, provisioned, licensed, and moved to the correct synced in sites, as users - in accordance with configured Webex App user model filter criteria and user profile.
Important
For Webex Control Hub users with Webex Calling Professional licenses and a location assigned, this location won't be overwritten by any site setting configured in the Automate user move component (model filter criteria) of flow through provisioning.
The flowchart sets out the sync with flow through of Cisco Webex users and services.
To access the flowcharts, view the topic via the release documentation at: https://documentation.voss-solutions.com/automate.html
Related topics
Flow Through Provisioning in the Core Feature Guide
Cisco Webex App Users settings
This section describes configurable fields on the Cisco Webex App Users page (relation/SparkUser).
When navigating to Cisco Webex App Users, you can view a list of Cisco Webex App users in Automate (the list view). Click on a user to view or configure their settings on the user settings page, where you can view or update settings on the following tabs:
This relation implements the workflows to manage Spark Users.
| Title | Description | Details | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Id |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Email Address * |
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| Webex Calling - Professional |
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| Webex Contact Center |
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| Work Phone | Work number for the person. e.g. +1 408 526 7209. This is only settable for a person with a Webex Calling license. |
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| Extension | Webex Calling extension of the person. This is only settable for a person with a Webex Calling license. |
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| Mobile Phone | Mobile number for the person. e.g. +1 408 526 7209. |
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| Alternative Phone 1 | First alternative number for the person. e.g. +1 408 526 7209. |
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| Alternative Phone 2 | Second alternative number for the person. e.g. +1 408 526 7209. |
|
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| SIP Addresses | The users sip addresses. |
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| Type | The type of SIP address. |
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| Number | The SIP address |
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| Primary |
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| Addresses | The users addresses. |
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| Type | The type of address. |
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| Country | The user's country. Example value: US |
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| Locality | The user's locality, often city. Example value: Milpitas |
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| Region | The user's region, often state. Example value: California |
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| Street Address | The user's street. Example value: 1099 Bird Ave. |
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| Postal Code | The user's postal or zip code. Example value: 99212 |
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| Display Name * |
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| Nickname |
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| Department |
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| Manager |
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| Manager ID |
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| Title |
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| Time Zone |
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| Location |
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| Date Created |
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| Last Modified |
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| Status |
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| User Type | Default: person |
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| Invite Pending |
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| Login Enabled |
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| Field to pass selected number from QAS workflow |
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| Roles |
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| No administrator privileges | Default: true |
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| Full administrator privileges | - User Management - Company Policy & Templates - Analytics & Reports - Support Metrics & Notifications - Licenses & Upgrades - Assign Roles |
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| Read-only administrator privileges | Read-only view of the portal. No changes will be accepted. |
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| Support Administrator | - Analytics & Reports - Support Metrics & Notifications |
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| User and Device Administrator | - User Management - Device Management - Licenses & Upgrades |
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| Device Administrator | - Device Management |
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| Assigned Licenses |
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| License | Select the license to assign to this user. |
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| Settings |
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| Calling |
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| Calling Behaviour | This determines how a user makes calls in Webex App. |
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| Use Organization's Domain | Enabling this will use the Webex App organization domain for Calling in Webex App (Unified CM) |
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| UC Manager Profile |
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| Create iPhone Device | Default: true |
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| Create Android Device | Default: true |
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| Create Tablet Device | Default: true |
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| Create CSF Device | Default: true |
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| Spark Services |
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| name |
|
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| configuredCallingBehaviour |
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| Contact Center |
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| Organization ID |
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| ID |
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| Version |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Work Phone |
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| Mobile |
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| Common Identity User ID |
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| Broad Cloud User ID |
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| Timezone |
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| XSP Version |
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| Subscription ID |
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| User Profile ID |
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| Contact Center Enabled |
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| Site ID |
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| Team IDs |
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| Skill Profile ID |
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| Agent Profile ID |
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| Multimedia Profile ID |
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| Default Dialled Number |
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| External Identifier |
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| Active |
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| db ID |
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| User Profile Data |
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| Organization ID |
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| ID |
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| Version |
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| Name |
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| Description |
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| Profile Type |
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| Access All Modules |
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| User Profile App Modules |
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| Organization ID |
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| ID |
|
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| Version |
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| App Module ID |
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| Module Access Type |
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| userProfileAppFeature |
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| Organization ID |
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| ID |
|
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| Version |
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| App Feature ID |
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| App Feature Name |
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| Feature Access Type |
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| Created Time |
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| Last Updated Time |
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| Created Time |
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| Last Updated Time |
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| Access All Entry Points |
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| Access All Sites |
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| Access All Queues |
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| Access All Teams |
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| active |
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| Editable Folder IDs |
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| Viewable Folder IDs |
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| Non Viewable Folder IDs |
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| System Default |
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| Created Time |
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| Last Updated Time |
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| Entry Points |
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| Sites |
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| Queues |
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| Teams |
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| IMI User Created |
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| Preferred Supervisor Team ID |
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| System Default |
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| User Level Burnout Inclusion |
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| User Level Auto CSAT Inclusion |
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| Created Time |
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| Last Updated Time |
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| References | references to Address Book entries |
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| Name | Name |
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| Reference Model Type | Type |
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| ID | ID |
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| Wholesale |
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| Id |
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| personId |
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| customerId |
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| externalCustomerId |
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| Packages |
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| Provisioning Parameters |
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| Primary Phone Number |
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| Extension |
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| Location |
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| First Name |
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| Last Name |
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| status |
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| package |
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| Errors |
|
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| errorCode |
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| description |
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| created |
|
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| lastStatusChange |
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| Calling |
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| Id |
|
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| First Name |
|
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| Last Name |
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| Display Name |
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| Email Address * |
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| Webex Calling - Professional |
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| Do Not Disturb | DND settings for a user |
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| Enabled | Do Not Disturb will direct all calls to a busy signal |
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| Ring Splash Enabled | Enable ring reminder on your Cisco IP phone |
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| Webex Go Override Enabled | if a mobile device will still ring even if Do Not Disturb is enabled. |
|
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| Voicemail | Voicemail settings for a user |
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled |
|
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| Send All Calls |
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| Send all incoming calls to voicemail |
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| Send Busy Calls |
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| Send calls to voicemail when the line is engaged |
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| Greeting |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Greeting Uploaded | greetingUploaded |
|
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| Send Unanswered Calls |
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Send calls to voicemail when unanswered |
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Greeting |
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Greeting Uploaded | greetingUploaded |
|
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| Number of rings before playing the ‘no answer’ message |
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| System Max Number Of Rings before forwarding to voicemail | System Max number of rings setting |
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| Notifications |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Receive notification of any new voice messages |
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| Destination email |
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| Transfer To Number |
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| Transfer on ‘0’ to another line | To tell the caller that pressing ‘0’ will transfer to a specific phone number, a custom greeting must be recorded |
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| Destination | Transfer callers to this phone number |
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| Email Copy Of Message |
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||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Email a copy of the voicemail message |
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| Email Id | Use this email address for voicemail messages |
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| Message Storage | messageStorage |
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| Mwi Enabled | mwiEnabled |
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| Storage Type |
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| External Email | externalEmail |
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| Fax Message | faxMessage |
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| Enabled | enabled |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Phone Number | phoneNumber |
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| Extension | extension |
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| Voice Message Forwarding Enabled | Voice Message Forwarding option boolean |
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| Incoming Permission | Incoming Permission settings for a user |
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| Use Custom Settings | Use Custom Settings |
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| Allow External Calls |
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| Allow Internal Calls |
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| Allow Collect Calls |
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| Outgoing Permission | Outgoing Permission settings for a user |
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| Use Custom Settings |
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| Calling Permissions | callingPermissions |
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| Call Type |
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| Action |
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| Allow transfers and forwards |
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| Is Call Type Restriction Enabled |
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| Call Forward | Call Forward settings for a user |
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|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Call Forwarding | Call Forwarding Settings |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Always | always |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination | Forward calls to this phone number |
|
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| Ring Reminder Enabled | Play a brief tone for forwarded calls |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination Voicemail Enabled | Allow forwarded calls to leave a voicemail |
|
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| Busy | busy |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination | Forward calls to this phone number |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination Voicemail Enabled | Allow forwarded calls to leave a voicemail |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| No Answer | noAnswer |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination | Forward calls to this phone number |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Number of rings before forwarding | Number of rings before call is forwarded to selected destination |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| System Max Number Of Rings before forwarding | System Max number of rings setting |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination Voicemail Enabled | Allow forwarded calls to leave a voicemail |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Business Continuity | businessContinuity |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination | Forward calls to this phone number |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Allow forwarded calls to leave a voicemail | This option works if the number you enter is an internal phone number or extension, and the number has voicemail enabled |
|
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| Call Waiting | Call Waiting settings for a user |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Enabled | Receive another call during a call |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Intercept | Intercept settings for a user |
|
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| Enabled | You can disconnect this user’s phone line and give callers a detailed announcement and alternative routing options. Incoming and outgoing call intercept settings are configured separately. Any intercept settings defined here will override the default location intercept settings. |
|
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| Choose incoming calls permissions for this user. |
|
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| Type |
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| Send calls to voicemail | Route all calls to voicemail. If the user doesn’t have voicemail, then the caller will hear the announcement message. |
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| Announcements | announcements |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Announcements |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Filename |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| New Number |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Play new number announcements |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Destination | Destination Number |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zero Transfer |
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| Transfer on '0' to this phone number |
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| Destination | Destination Number |
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| Outgoing | outgoing |
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| Type | type |
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| Transfer Enabled | transferEnabled |
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| Destination | destination |
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| Monitoring | Monitoring settings for a user |
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| Call Park Notification Enabled | callParkNotificationEnabled |
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| Member | member |
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| Display Name |
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| Id |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Type |
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| Numbers | numbers |
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| External |
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| Extension |
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| Primary |
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| Location |
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| LocationId |
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| Call Park Extension | callparkextension |
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| Name |
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| Id |
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| Extension |
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| Location |
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| LocationId |
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| Call Bridge | Call Bridge settings for a user |
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| Call bridging warning tone | Play an entry tone to all participants upon bridge-in. |
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| Push To Talk | Push To Talk settings for a user |
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| Auto answer calls |
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| Connection Type | Selecting One-way will allow this user only to talk to others. For others to be able to talk back, Two-way must be selected. |
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| Type of Access for Users |
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| Members | members |
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| Display Name |
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| Id |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Type |
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| Numbers | numbers |
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| External |
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| Extension |
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| Primary |
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| Call Recording | Call Recording settings for a user |
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| Enabled |
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| Start Recording | Criteria for recording a call |
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| Record voice messaging |
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| Recording start/stop announcement | Manage playing audible announcements when recording starts or stops. You can control audible announcements for internal and PSTN calls |
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| Play recording start/stop announcement for internal calls |
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| Play recording start/stop announcement for PSTN calls |
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| Notification | Recording Reminder Tone |
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| Type | type |
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| Enabled | enabled |
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| Repeat | repeat |
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| Repeat interval |
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| Enabled |
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| Service Provider |
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| External Group |
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| External Identifier |
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| Executive Assistant | Executive Assistant settings for a user |
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| Type | This service allows an Executive to select from a pool of Assistants, who have been assigned the Executive Assistant feature and who can answer or place calls on their behalf. |
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| Barge In | Barge In settings for a user |
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| Enabled | Allow other users to add themselves to this user’s ongoing call, making it a conference call. |
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| Tone Enabled | Play a tone when this user Barges In on a call |
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| Receptionist | Receptionist settings for a user |
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| Reception Enabled | receptionEnabled |
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| Monitored Members | monitoredMembers |
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| Id |
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| Last Name |
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| First Name |
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| Display Name |
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| Type |
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| Numbers |
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| External |
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| Extension |
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| Primary |
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| Hoteling | Hoteling settings for a user |
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| Enabled | enabled |
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| Privacy | Privacy settings for a user |
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| AA Extension Dialing Enabled | Allow this user to be dialled by extension |
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| AA Naming Dialing Enabled | Allow this user to be dialled by first or last name |
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| Enable Phone Status Pickup Barge In Privacy | Enable phone status pickup barge in privacy for this user. |
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| Enable Phone Status Directory Privacy | Only the users selected below will be allowed to monitor this user's phone-line status. |
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| Monitoring Agents | monitoringAgents |
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| Display Name |
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| Id |
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| Last Name |
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| First Name |
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| Type |
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| Location | location |
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| Name | name |
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| Id | id |
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| Numbers |
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| External |
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| Extension |
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| Primary |
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| Caller Id | Caller ID settings for a user |
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| Types | types |
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| Selected CLI Source | Selected the required source of the Caller ID |
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| Direct Line | The user's direct number |
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| Extension Number | The user's extension number |
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| Location Number | The number specified for the location |
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| Mobile Number | The user's mobile number |
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| Location Number is Toll free | The location number is a toll free number |
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| Custom Number | A custom number for the user |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Block caller ID for received calls | Block this user's identity when receiving a call. |
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| Selected Caller Name Source | Selected the required source of the Caller Name |
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| Custom Name | A custom name for the user |
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| Location Name | The name specified for the location |
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| Additional External Caller ID Direct Line Enabled |
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| Additional External Caller ID Location Number Enabled |
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| Additional External Caller ID Custom Number | Additional External Caller ID Custom Number |
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| Devices | Devices associated with a user |
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| Max Device Count | maxDeviceCount |
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| Device | Device |
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| Link | Link to jump to the device details. |
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| Mac Address |
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| Model |
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| Type |
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| Id |
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| Activation State |
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| Description |
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| Primary Owner |
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| Owner |
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| Id | id |
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| Type | type |
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| First Name |
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| Last Name |
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| Hoteling |
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| Limit Guest Use |
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| Enabled | Allow this device to be used as a hotelling host by visiting guests |
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| Guest Hours Limit | Limit the time a guest can use this phone |
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