[Index]
Tip
Use the Action search to navigate Automate
Overview
Automate allows you to add, update, and delete auto attendants for Microsoft Teams users from within the Automate GUI, and to have these changes update on the Microsoft Teams portal. Changes you make on the Microsoft Teams portal online also update the auto attendants in Automate.
Note
Auto attendants allow people who call in to your organization to self-navigate a menu so that they can be correctly routed to the required department, person, or operator. When setting up an auto attendant for your system, you can choose a greeting, set up menus, and choose how calls are redirected (to another user, team, or group).
Audio files for auto attendant
If you wish to use audio files for the auto attendant, to play a message or greeting for example, note the following:
Automate supports the following file types: .MP3, .WMA, .WAV
The format of .WAV files require the correct resolution and rates. Microsoft specifies these requirements:
.MP3 files are supported with commonly accepted bit rates and encoding.
Ensure that your audio files have the correct specifications. You can use an app such as Audacity to create correctly formatted audio files.
Auto attendants updated in Automate will copy the audio files to the Microsoft Admin Portal using SCP. This can be seen in the transaction logs.
Audio files must be uploaded to Automate via (default menus) Administration Tools > File Management.
Related topics
View and manage auto attendants
You can view, add, or update Microsoft auto attendants via the Microsoft Call Groups dashboard:
Click View Auto Attendants to see a list of auto attendants that exist for your organization, whether added in Automate or in the Microsoft Teams online portal.
On this page, you can:
Click Add Auto Attendants to add a new auto attendant.
When adding or editing an auto attendant, settings are defined or updated via the following tabs/panels:
Note
The table describes the fields on the General Info tab/panel:
| Field | Description |
|---|---|
| Name | Mandatory. The name of the auto attendant. |
| Operator Type | Optional. Options are:
|
| Operator Value | Mandatory. Field is hidden when operator type is No operator. When operator type is Voice app, operator values are call queues or auto attendant resource accounts. |
| Operator Number | Field is hidden when operator type is No operator. |
| Time zone | Mandatory. |
| Language | Mandatory. |
| Voice Inputs | Optional. Defines whether the auto attendant uses voice input. |
The Call Flow tab/panel defines the call flow for the auto attendant. On this tab you can set up greeting and routing options, and menu options for call routing.
The table describes the fields on the Call Flows tab:
| Field | Description |
|---|---|
| Greeting options | Defines whether there is a greeting, and if so, choose the greeting, for example, play an audio file or add a greeting message. |
| Call routing options | Defines the system behavior for call flow, for example, play menu options, disconnect the call, or redirect the call. If you're choosing to redirect the call, you can choose either a person in the organization, voice app, resource account, external phone number, or voicemail. Depending on the option you select, additional options display, for example, to specify the person, phone number, resource account, or phone number. |
| Set up the greeting and menu options | Choose greeting options, a message, and set up the dial keys that define the behavior for how a call is routed via the menu, for example, to send a call to voicemail, or to a person in the organization, or play an announcement. Depending on the options you choose, you can define options for the redirect, for example, to choose a number for voicemail, or choose the voice app, or set up the external phone number to redirect the call. |
Note
The After Hours Call Flow tab/panel defines the call flow for after hours calls for the auto attendant.
On this tab you define the business hours for your organization for each day of the week. You will need to choose a start time and an end time from a drop-down of hours and minutes (in 15 minute increments for a 24 hour period), and then define the system behavior for routing incoming calls outside of the predefined business hours, Monday through Sunday, for example, to set up greeting options and menu options, and define whether calls are disconnected or redirected (for example, to person in the organization, a resource account, an external phone number, voicemail, or voice app), and the options for the call flow in each instance.
To set the after hours period to a full day, choose a start time of 12:00 AM. The system automatically sets the end time also to 12:00 AM, representing a full day. Choose None to clear a start or end time.
Note
If you're adding a greeting message, Message is a mandatory field. If you're playing an audio file, Audio File is a mandatory field.
On the Holiday Call Flows tab/panel you can set up automated greetings and call routing options for days when your business is closed or operating at less than full capacity due to holidays in your region.
Note
If you're adding a greeting message, Message is a mandatory field. If you're playing an audio file, Audio File is a mandatory field.
Setting up holidays in your system allows you to automate how calls are answered when the business is closed or operating at less than full capacity. For example, you can choose to play a greeting or message on specific dates, and define how calls are routed. For example, the call may disconnect at the end of a message, or you can present menu options to redirect the call, for example, to voicemail, to an announcement, to a specific person in your organization, to a resource account, or to an external phone number.
Important
If more than one call flow is added, a selected Holiday of each should not contain days that overlap with a Holiday selected in another call flow. Adding call flows with holidays containing overlapping days will result in a transaction error.
Settings on the Dial Scope tab/panel configures dial scope for the auto attendant, allowing you to choose the Microsoft groups from Microsoft Entra ID (including Microsoft Exchange), to include or exclude from the dial scope.
Note
Microsoft changed the name of Azure Active Directory to Microsoft Entra ID in August 2023.
The Resource Accounts tab/panel adds and edits resource accounts for the auto attendant. When adding a resource account, you choose the resource account, and specify the resource account number.
In Automate, the application ID is the resource account type in the MS Teams online portal. There are two options for application ID/resource accounts:
Note
MS Teams resource accounts are licensed, non-enabled user accounts, created to assign system resources to voice features such as call queues and auto attendants.
The Resource Account drop-down on this tab displays both licensed and unlicensed resource accounts. Choosing an unlicensed resource account triggers a warning and the transaction will fail in Automate. The resource account you choose must be Enterprise Voice enabled.
Each resource account has a display name, and is associated with a username, a phone number, and a device.
When resource accounts (resource users) are added to call queues and auto attendants, deleting a call queue or auto attendant triggers a system workflow that first disassociates any associated resource accounts, then deletes the call queue or auto attendant.
The Authorized users tab/panel adds and edits authorized users for the auto attendant. Authorized users are Teams users authorized by a Teams admin center administrator to make configuration changes to auto attendants and call queues. Authorized users don't need access to the Teams admin center portal or the assignment of any administrative roles. They can manage call queues and auto attendants settings using their Teams client or web portal, for example, Music on hold, voicemail greeting for call queues, or business hours greetings for auto attendants.
Users that can become authorized users must have a voice application policy assigned to them in Microsoft Teams. The drop-down of users available to be authorized users in Automate are for users with Enterprise Voice enabled.
When adding an authorized user, you choose the user from the drop-down list.
Note
If a user displays only with the PKID value, this occurs when the user has been deleted from the Microsoft portal (Microsoft Entra) but the user sync is not yet complete in Automate to remove the user from the cache.
| Title | Description | Details | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| General Info | Group Assigned by FDP |
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| Name * |
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| Operator Type |
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| Operator Value |
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| Operator Value |
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| Operator Value |
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| Operator Value |
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| Operator Display |
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| Operator Number |
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| Time zone * |
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| Language * |
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| Voice Inputs |
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| Call Flow | Group Assigned by FDP |
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| Call flow |
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| Greeting options |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Call routing options |
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| Options |
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| Redirect call |
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| Redirect to |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| External phone number |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip voicemail system message |
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| Set up the greeting and menu options |
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| Greeting |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Set menu options |
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| Dial key |
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| Voice Command |
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| Redirect To |
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| Operator |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip Voicemail System Message |
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| External phone number |
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| Announcement (Play an audio file) |
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| Announcement (Type in a message) |
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| Directory search |
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| After Hours Call Flow | Group Assigned by FDP |
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| Call flow for after hours |
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| Set business hours | By default, business hours are set to 24/7, Monday through Sunday. If you set custom business hours, all hours that aren't included in business hours are considered after business hours. |
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| ID |
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| Sunday |
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| Start At |
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| End At |
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| Monday |
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| Start At |
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| End At |
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| Tuesday |
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| Start At |
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| End At |
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| Wednesday |
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| Start At |
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| End At |
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| Thursday |
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| Start At |
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| End At |
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| Friday |
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| Start At |
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| End At |
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| Saturday |
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| Start At |
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| End At |
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| Greeting options |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Call routing options |
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| Options |
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| Redirect call |
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| Redirect to |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| External phone number |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip voicemail system message |
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| Set up the greeting and menu options |
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| Greeting |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Set menu options |
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| Dial key |
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| Voice Command |
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| Redirect To |
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| Operator |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip Voicemail System Message |
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| External phone number |
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| Announcement (Play an audio file) |
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| Announcement (Type in a message) |
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| Directory search |
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| Holiday Call Flows | Group Assigned by FDP |
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| Call flows during holidays |
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| Name |
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| Holiday |
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| Greeting options |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Call routing options |
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| Options |
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| Redirect call |
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| Redirect to |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| External phone number |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip voicemail system message |
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| Set up the greeting and menu options |
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| Greeting |
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| Options |
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| Audio File |
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| Message |
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| Set menu options |
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| Dial key |
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| Voice Command |
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| Redirect To |
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| Operator |
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| Person in organization |
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| Voice app |
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| Resource account |
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| Voicemail |
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| Transcription |
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| Skip Voicemail System Message |
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| External phone number |
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| Announcement (Play an audio file) |
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| Announcement (Type in a message) |
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| Directory search |
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| Dial Scope | Group Assigned by FDP |
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| Dial Scope |
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| Included Groups |
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| Excluded Groups |
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| Resource Accounts | Group Assigned by FDP |
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| Resource Accounts |
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| Resource Account |
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| Resource Account Number |
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| Authorized users | Group Assigned by FDP |
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| Authorized Users |
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| Users |
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