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Overview
Customers exist as a node in VOSS Automate's hierarchical structure. Typically, the structure has the following order (from highest level to lowest level).
Optional intermediary nodes can also be created.
Note
VOSS Automate employs hierarchies (organization levels), user roles, and access profiles to control and secure access to resources in the system. You can find out more about hierarchies at Introduction to Hierarchies in the Core Feature Guide.
In the hierarchical structure, sites (locations) can only be created under a customer. However, you will need to set up the customer-level configuration before adding sites. The complete on-boarding of a customer is done at the Provider hierarchy. You can find the customer on-boarding details in the Customer On-boarding Quick Start Guide in the Core Feature Guide.
Related Topics
Introduction to Hierarchies in the Core Feature Guide
Customer On-boarding Quick Start Guide in the Core Feature Guide
Network Device Lists in the Core Feature Guide
Add and Update Customers
This procedure adds a new customer, and updates an existing customer.
Note
If required, you can disable number management for the customer.
Log in as Provider or Reseller administrator (depending on which organization manages the customer).
Note
Log in using the Provider or Reseller admin's email address (case-sensitive). You can find this email address via (default menus) User Management > Admins. Click on the admin's name to view the email address.
Choose the hierarchy.
Note
If logged in as Provider and the Customer is to be added under a Reseller, set the hierarchy path to the Reseller.
Go to (default menus) Customer Management > Customers.
On the Customers page:
Note
To switch the page layout from panels to tabs or from tabs to panels, you can click the Switch to Tab/Panel Layout toolbar icon.
Fill out or update the fields on the page (Customer Details and Contact Information tabs/panels):
Important
Additional custom string and boolean fields may be exposed via field display policies for the Customers configuration form. For details, see Add Custom Fields to Customer Configuration Screens
Customer Details | Description |
---|---|
Customer Name | Mandatory. The name of the customer. Note that when Create Local Admin is selected, any spaces in the customer name are converted to underscores in the Customer local administrator name and email. |
Description | Customer description |
Extended Name (Provider) | Descriptive name for the customer, used by external clients to correlate their own customer records with customer records stored in HCS. |
External Customer ID (Provider) | External customer ID used by the Service Inventory service, and included as a column in the customer record of the service inventory report. Specify an External Customer ID in this field that matches the customer ID used by the external inventory tool that receives the Service Inventory reports. If the Service Inventory service is not being used, this field is not required. However, it can be used to correlate customer records in external systems with customer records in HCS. |
Domain Name | Customer domain. This field is used to create email addresses for:
If the customer domain is omitted, the provider domain (or reseller domain, if the customer is under a reseller in the hierarchy and the reseller domain was provided) is used instead. |
Account ID | The Account ID is used by external clients to correlate their own customer records with the customer records stored in HCS. This Account ID value is synced to the Customer record in the Shared Data Repository. |
Deal IDs | Deal IDs are used by the Hosted License Manager (HLM) service. HLM supports Point of Sales (POS) report generation. The report includes all customers on the system with aggregate license consumption at customer level. The optional Deal ID field associated with the customer is included in the report. Each customer can have zero or more Deal IDs. The Deal ID field is free text format and each deal ID is separated by a comma. |
Customer Details | Description |
---|---|
Shared UC Applications | Indicates whether the customer can use Shared UC Apps. If selected, the customer sites can use Network Device Lists that contain Shared UC Apps. Shared UC Apps are UC Apps that are defined above the Customer hierarchy level. |
Disable Number Management | Enable or disable Number Management for this customer.
|
Public Sector | Set the Customer as a Public Sector customer. Used for License Reporting. |
Inactive Billing | Exclude customer from billing (for testing). Used for License Reporting. |
Customer Details | Description |
---|---|
Create Local Admin | Defines whether a default local administrator is created for the customer. |
Cloned Admin Role | The Provider or Reseller role used to create a new role prefixed with the customer name. The created customer role, shown in the Default Admin Role field, is assigned to the default local administrator user. This field appears only if the Create Local Admin checkbox is selected. |
Default Admin Role | The created customer role that is assigned to the default local administrator. This field is read-only, and appears only if the Create Local Admin checkbox is selected. |
Default Admin Password | The password to assign to the default local administrator. This field appears and is mandatory only if the Create Local Admin checkbox is selected. |
Repeat Default Admin Password | Confirm the default local administrator password. This field appears and is mandatory only if the Create Local Admin checkbox is selected. |
If you enable Number Management for a customer after it was disabled, run the DN Audit Tool. See Run the Directory Number Inventory Audit Tool.
Click Save.
Note
When deleting a customer, remove any entities associated with the customer, such as LDAP, SSO providers, Devices, and NDLs.
Add Custom Fields to Customer Configuration Screens
VOSS Automate allows you to add up to ten custom string fields and up to 10 custom boolean fields to the field display policy you apply to the Customer data model (relation/HcsCustomerREL). This provides flexibility to add additional details for a customer, if required.
The summary attributes in the Customers list view always display three Boolean fields and three String fields, regardless whether they've been included in the FDP. If you wish to change the title of these fields in the summary attributes you can add a field override entry in the FDP.
When configuring a customer (add or update), you may specify field values or use named macros to populate values for these fields.
Macros for custom string fields for relation/HcsCustomerREL:
Macros for custom boolean fields for relation/HcsCustomerREL:
The macros can be applied in workflows and configuration templates to reference the custom field values. For example, executing macro.HcsVossCustomerDAT_custom_string_1 will return the value in the field where the macro is used.
To expose custom fields for relation/HcsCustomerREL
Log in to VOSS Automate as Provider admin or higher.
Create or update the Customers data model field display policy:
Go to (default menus) Customization > Field Display Policies, and locate the entry for target model type relation/HcsCustomerREL.
Click on the default field display policy (FDP) for the model (the FDP named default).
Clone (copy) the default FDP for the model, and give the clone a new name.
Note
You cannot modify default FDPs that ship with the system. This allows you to refer to or revert to a system default at any time, if required.
Modify the new FDP (the clone).
Note
You can add a new group of fields containing only the new custom fields, or add fields to existing field groups.
You can also create field overrides, which allow you to define that a custom field value will be referenced in place of an existing field.
Save your changes.
Update the menu layout to apply the field display policy:
Go to (default menus) Role Management > Menu Layouts, and locate the Provider admin menu layout (HcsProviderMenu).
Click on HcsProviderMenu, and create a clone with a new name.
Note
You cannot modify default menu layouts that ship with the system. This allows you to refer to or revert to a system default menu layout at any time, if required.
Modify the clone (copy) of HcsProviderMenu:
Save your changes.
Log out, then log in again as Provider admin.
This allows the role-based access profile changes to refresh so that you can view the updated menu layouts and field display policies you applied, including new custom fields.
To access the latest documentation, go to Documentation and Resources at: https://voss.portalshape.com
This procedure adds a new customer, and updates an existing customer.
Note
Perform the following steps:
Log in to the Admin Portal as provider or reseller administrator (depending on the organization managing the customer).
Note
To log in, use the provider or reseller admin email address (case-sensitive). As a provider admin, you can find the reseller admin email address via (default menus) User Management > Admins. Click on the reseller name to view the email address.
Choose the hierarchy. If you're logged in as provider and you want to add the customer under a reseller, set the hierarchy path to the reseller.
Go to (default menus) Customer Management > Customers to open the Customers page:
Field | Description |
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Customer Name | Mandatory. The customer name. When Create Local Admin is selected, any spaces in the customer name are converted to underscores in the customer local administrator name and email. A customer configured in HCM-F and synced into VOSS-4-U may exist at the sys.hcs hierarchy. If the customer name you enter matches this customer, the Migrate from HCM-F to VOSS Automate check box is displayed. Click Save to migrate this customer to the current hierarchy level. The fields are populated with the values that were configured in HCM-F. If you do not want to migrate the customer, enter a different Customer Name. |
Description | Customer description |
Extended Name | Descriptive name for the customer, used by external clients to correlate their own customer records with customer records stored in HCS. Extended name value is synced to the customer record in the Shared Data Repository (SDR). The Extended Name is not referenced by other components in HCS. |
External Customer ID | External customer ID used by the Service Inventory service, and included as a column in the customer record of the service inventory report. Specify an External Customer ID in this field that matches the customer ID used by the external inventory tool that receives the Service Inventory reports. If the Service Inventory service is not being used, this field is not required. However, it can be used to correlate customer records in external systems with customer records in HCS. |
Domain Name | Customer domain. This field is used to create email addresses for:
If the customer domain is omitted, the provider domain (or reseller domain, if the customer is under a reseller in the hierarchy and the reseller domain was provided) is used instead. |
Public Sector | Set the Customer as a Public Sector customer. Used for License Reporting. |
Inactive Billing | Exclude customer from billing (for testing). Used for License Reporting. |
Field | Description |
---|---|
Create Local Admin | Controls whether a default local administrator is created for the customer. |
Cloned Admin Role | The Provider or Reseller role used to create a new role prefixed with the customer name. The created customer role, shown in the Default Admin Role field, is assigned to the default local administrator user. This field appears only if the Create Local Admin check box is selected. |
Default Admin Role | The created customer role that is assigned to the default local administrator. This field is read-only and appears only if the Create Local Admin check box is selected. |
Default Admin Password | The password to assign to the default local administrator. This field appears and is mandatory only if the Create Local Admin check box is selected. |
Repeat Default Admin Password | Confirm the default local administrator password. This field appears and is mandatory only if the Create Local Admin check box is selected. |
Field | Description |
---|---|
Account ID | The Account ID is used by external clients to correlate their own customer records with the customer records stored in HCS. This Account ID value is synced to the Customer record in the Shared Data Repository. |
Deal IDs | Deal IDs are used by the Hosted License Manager (HLM) service which can be activated on the Hosted Collaboration Management Fulfillment (HCM-F) server. HLM supports Point of Sales (POS) report generation. The report includes all customers on the system with aggregate license consumption at customer level. The optional Deal ID field associated with the customer is included in the report. Each customer can have zero or more Deal IDs. The Deal ID field is free text format and each deal ID is separated by a comma. |
Prime Collaboration | Prime Collaboration is the application which monitors equipment used by this customer. Available Prime Collaboration applications must first be configured using the HCM-F User Interface. Then HCM-F synchronization must be executed on VOSS Automate. After the HCM-F data syncs into VOSS Automate, available Prime Collaboration applications will appear in this drop-down. Select an available Prime Collaboration application to monitor Unified Communications applications and customer equipment configured for this customer. To unassociate Prime Collaboration for this customer, choose None. |
Shared UC Applications | Indicates whether the customer can use Shared UC Apps. If selected, the customer sites can use Network Device Lists that contain Shared UC Apps. Shared UC Apps are UC Apps that are defined above the Customer hierarchy level. |
Disable Number Management | Enable or disable Number Management for this customer.
|
If you enable Number Management for a customer after it was disabled, run the DN Audit Tool - see Run the Directory Number Inventory Audit Tool.
Click Save.
Note
If you're deleting a customer, remove any entities associated with the customer, such as LDAP, SSO providers, Devices, and NDLs.
This relation joins the HcsVossCustomerDAT with other VOSS and SDR customer models.
Title | Description | Details | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Name * | Customer's name |
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Directory Domain | Customer's directory domain name |
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Shared UC Applications | Indicates whether the Customer shares UC Application instances Default: false |
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Create Local Admin | Indiates whether or not an Admin User should be created Default: true |
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Hierarchy Path | Customer entity's hierarchy |
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Migrate from HCM-F to CUCDM | Migrate HCM-F Models to CUCDM Models Default: false |
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Disable Number Management | Disables number management Default: false |
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Public Sector | Default: false |
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Inactive Billing | Default: false |
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Misc Data | Miscellaneous data used at run-time |
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Custom String 1 |
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Custom String 2 |
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Custom String 3 |
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Custom String 4 |
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Custom String 5 |
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Custom String 6 |
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Custom String 7 |
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Custom String 8 |
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Custom String 9 |
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Custom String 10 |
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Custom Boolean 1 |
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Custom Boolean 2 |
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Custom Boolean 3 |
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Custom Boolean 4 |
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Custom Boolean 5 |
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Custom Boolean 6 |
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Custom Boolean 7 |
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Custom Boolean 8 |
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Custom Boolean 9 |
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Custom Boolean 10 |
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Hcs Customer |
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id |
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Short Name * |
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Extended Name |
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External Customer ID |
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Deal ID Info |
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Description |
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Account ID |
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Contact Name |
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Contact Address1 |
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Contact Address2 |
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Contact City |
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Contact State |
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Contact Post Zip |
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Contact Country |
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Contact Phone Number |
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Contact Email |
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CUOM |
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ELM |
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CUCDM |
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Service Provider * |
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CCDM |
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CUCDM2 |
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Directory Domain |
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Owns CTX |
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Monitors Prime Collab |
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Reseller |
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Uses CTX |
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Northbound Adjacencies |
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Clusters |
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Uses TM Ss |
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Uses TS Virtuals |
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Uses TS Hardwares |
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Uses MC Us |
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Uses CTM Ss |
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Uses IV Rs |
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Uses TS Supervisors |
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Uses VPG Ws |
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Hcs Role |
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Name |
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Role * | The role selector. |
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Role * | The role selector. |
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Data User |
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Name |
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Password |
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Data User |
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User Name * | User's Username. |
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Email Address | The User email address. |
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First Name | The User first name. |
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Last Name | The User last name. |
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Password | The User password. |
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Role * | The role to which the user belongs. See: Role. |
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Language | The preferred language for this user. Default: en-us |
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Set by Default Language | Indicate if the user's language is set by language default in the hierarchy. |
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Account Information | Additional account information for the given user. |
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Change Password on Next Login | Indicates if the user must be forced to change their password the next time that login. |
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Locked | Indicates if the account has been locked to prevent the user from logging in. |
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Disabled | Indicates if the account has been disabled to prevent the user from logging in until an administrator enables the account again. |
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Reason for Disabled | A description of why the account is disabled. |
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Credential Policy | Specifies the policy with the rules used to govern this user's credentials. |
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Time Locked Due to Failed Login Attempts | The time when the user account was locked as result of the number of failed login attempts exceeding the permitted thresholds. |
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Time of Last Password Change | The time when the password was last changed. |
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Time of Last Password Change By User | The time when the password was last changed by the user. |
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Time of Last Successful Login | The time the user last logged in successfully. |
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Number of Failed Login Attempts Since Last Successful Login | The total number of failed login attempts since last successful login. Default: 0 |
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Security Questions |
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Question * |
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Answer * |
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Used Passwords | List of passwords that have been used by user. |
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Password | Used password |
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Time Created | Time when password was created. |
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Entitlement Profile |
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Sync Source | Sync source of the user. Identifies where the user was synced from. This value will determine the master of the data. The data in the User model will be derived from the fields of the master application (E.G. CUCM, CUC, MS-LDAP). Default: LOCAL |
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Sync Type | Sync type of the user. Identifies the user type that was synced from device as indicated by Sync Source information, e.g. CUCM-Local, CUCM-LDAP, LOCAL. Default: LOCAL |
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Building Name | Building name or number. |
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Country | Country name. |
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Department | Department names and numbers. |
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Directory URI | Alphanumeric Directory URI (e.g. SIP URI) |
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Display Name | Display name of the user |
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Employee Number | Employee number of the user |
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Employee Type | Employee type |
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Facsimile Telephone Number | Contains strings that represent the user's facsimile telephone Number(s). |
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Home Phone | Contains strings that represent the user's home phone number(s). |
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IP Phone | Contains strings that represent the user's IP phone number(s). |
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Jabber ID | Jabber ID |
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City | Contains the name of a person's locality. |
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Manager | Manager. |
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Member Of | The user can be a member of a variety of groups. |
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Mobile | Contains strings that represent the user's IP mobile number(s). |
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Organization | The name of the person's organization. |
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Object Class |
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Other Mailbox |
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Organizational Unit | The name of the person's organization unit. |
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Photo URL | Photo URL. |
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Physical Delivery Office Name | Physical Delivery Office Name. |
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Postal Code | Contains code used by a Postal Service to identify postal service zones. |
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Preferred Language | Preferred Language. |
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State | Contains full names of state or province. |
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Street | Contains site information from a postal address. |
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Telephone Number | Telephone Number. |
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Timezone | Timezone. |
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Title | Title. |
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Unverified Mail Box | Unverified Mail Box. |
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Custom String 1 | Custom String |
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Custom String 2 | Custom String |
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Custom String 3 | Custom String |
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Custom String 4 | Custom String |
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Custom String 5 | Custom String |
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Custom String 6 | Custom String |
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Custom String 7 | Custom String |
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Custom String 8 | Custom String |
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Custom String 9 | Custom String |
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Custom String 10 | Custom String |
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Custom List of Strings 1 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 2 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 3 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 4 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 5 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 6 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 7 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 8 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 9 | Custom List of Strings |
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Custom List of Strings 10 | Custom List of Strings |
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Custom Boolean 1 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 2 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 3 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 4 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 5 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 6 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 7 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 8 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 9 | Custom Boolean |
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Custom Boolean 10 | Custom Boolean |
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Auth Method | The type of authentication that our user would be using. Typically this would be choices between a Standard VOSS 4 UC user, an LDAP user or an SSO user. Default: Local |
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LDAP Server | A reference to the LDAP server which this user must authenticate against. |
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LDAP Username | The login attribute of the associated LDAP device model instance |
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SSO Identity Provider | The entity id of the SSO Identity Provider. |
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SSO Username | The name identifier that is used for an SSO authenticated user. |
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User Type | Indicate the user's login type. Default: Admin |
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Exclude from Directory | Exclude from Directory flag to control the Phone Services directory lookup. If set to true the User's phone number will not appear in the directory lookup. |
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Hybrid Status |
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Primary Line |
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Primary Class of Service |
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Extensions | Extensions to select primary details from. |
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Line |
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Line E164 |
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Class of Service |
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Avaya System Manager User Name | The username corresponding to the the Username in Avaya System Manager. |
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Broadworks User Name | The username corresponding to the the Username in Broadworks. |
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Cisco Unity Connection User Name | The username corresponding to the the Username in Cisco Unity Connection. |
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Cisco Unified Communication Manager User Name | The username corresponding to the the Username in Cisco Unified Communication Manager. |
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HCMF User Name | The username corresponding to the the Username in Cisco HCMF. |
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LDAP Directory User Name | The username corresponding to the the Username in the LDAP Directory. |
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Microsoft User Name | The username corresponding to the the Microsoft Username. |
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Microsoft Office 365 User Name | The username corresponding to the the Username in Microsoft Office 365. |
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Microsoft LDAP User Name | The username corresponding to the the Username in Microsoft LDAP. |
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Microsoft Teams User Name | The username corresponding to the the Username in Microsoft Teams. |
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Open LDAP User Name | The username corresponding to the the Username in Opoen LDAP. |
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Cisco Unified Contact Centre Express User Name | The username corresponding to the the Username in Cisco Unified Contact Centre Express. |
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Webex App User Name | The username corresponding to the the Username in Webex App. |
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Zoom User Name | The username corresponding to the the Username in Zoom. |
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Authorized Admin Hierarchy | A reference an Authorized Admin Hierarchy instance that defines this user's administrative capabilities. This enables administrative capabilities for end users. |
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License Audit Details | License Audit Information. |
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Last Checked | The last time the License Audit Details were updated. |
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License Audit Status | The License Audit status of the user. Default: Unknown |
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Base Customer Dom |
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Customer Name * |
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Internal ID | Default: "Auto Generated" |
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Description |
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Address Line 1 |
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Address Line 2 |
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Address Line 3 |
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Customer ID |
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Base Customer Dat |
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Customer Name * |
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Internal ID | Default: "Auto Generated" |
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Description |
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